Assistant administrative du pôle courriers réservés (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez la Direction de l’Appui institutionnel, chargée de l’organisation du courrier arrivée et départ de la Métropole Nice Côte d’Azur, de la Ville de Nice et du CCAS, du traitement et de la diffusion du courrier dans les services, de la réception et du contrôle des documents soumis à la signature des élus ou de la Direction générale, ainsi que du traitement des correspondances et demandes ne relevant pas des compétences des services métropolitains ou municipaux.
Chaque jour, vous assurerez la rédaction des accusés de réception et le suivi des demandes des administrés, ainsi que le recueil, l’analyse et le traitement des informations auprès des services municipaux et métropolitains.

Missions / conditions d'exercice

- Vous recueillerez les informations auprès des différentes directions municipales et métropolitaines afin d’assurer le suivi des dossiers ;
- Vous suivrez les demandes relatives à l’emploi, au logement, aux admissions en crèche, aux dérogations scolaires, ainsi qu’aux sollicitations des administrés et des associations ;
- Vous rédigerez des notes et des courriers en réponse aux demandes d’intervention des directions municipales et métropolitaines, ainsi que dans le cadre des échanges visant à obtenir des informations sur les actions engagées par les services ou les partenaires institutionnels ;
- Vous rédigerez également les courriers de réponse adressés aux particuliers ayant sollicité Monsieur le Maire-Président, et préparerez des lettres types ou personnalisées selon la nature de la demande ;
- Vous réaliserez des documents de synthèse afin d’informer Monsieur le Maire-Président, Monsieur le Directeur de cabinet et Monsieur le Directeur général des services sur l’état d’avancement des dossiers ;
- Vous assurerez la gestion des appels téléphoniques en renseignant les interlocuteurs sur le suivi de leurs dossiers ou en réorientant les appels vers les services compétents ;
- Vous participerez également aux missions de reprographie, de classement et d’archivage des documents et dossiers.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, secrétariat ou administration publique (ou équivalent) ;
- Vous connaissez les compétences de la collectivité ainsi que celles des partenaires et institutions externes ;
- Vous maîtrisez les procédures administratives et veillez au respect des délais et des règles ;
- Vous savez analyser, synthétiser et traiter efficacement une demande ou un dossier ;
- Vous maîtrisez l’orthographe, la syntaxe et la grammaire ainsi que les outils informatiques et logiciels métiers ;
- Vous savez adapter votre communication selon les interlocuteurs et les situations ;
- Vous savez organiser, classer et archiver les documents de manière structurée et efficace ;
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), méthodique et faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité ;
- Vous possédez un bon sens de l’écoute, de la communication et de l’initiative ;
- Vous savez réagir rapidement et gérer les imprévus.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience en gestion administrative en collectivité territoriale ou dans un service public.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B ou C de la filière Administrative.