Chargé/Chargée de scolarité du bureau du premier cycle des études médicales H/F

Description des missions

1. Accompagnement des étudiants dans leur scolarité :

Profil recherché

1. Accompagnement des étudiants dans leur scolarité :•Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d’assistance GLPI•Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité •Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants•Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus•Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes •Gérer les différents actes administratifs liés aux études et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale, …)•Suivre les étudiants à statuts particuliers2) Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en œuvre de leurs formations :Ce poste est fait pour vous si :Vous possédez :•L'organisation générale et le fonctionnement d’un Etablissement d'enseignement supérieurVous maitrisez :•Les régimes pédagogiques, maquettes et MCC et leurs évolutions•Les réglementations liées à la scolarité et à l’accueil du public en général•Les outils de bureautique Pack Office ; l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolaritéVous êtes en capacité :Ouverte sur l'Europe et le monde, Université Côte d'Azur coordonne les acteurs de l'enseignement supérieur et de la recherche de la Côte d'Azur, pour offir un environnement de formation, de recherche et d'innovation de très haut niveau. Inscrite dans une trajectoire de profonde transformation de son rôle et de son organisation, c'est aussi un établissement acteur de la dynamique de son environnement territorial, connu pour la qualité de vie exceptionnelle qu'il offre à ses habitants, entre mer et montagne. Dans ce cadre, Université Côte d'Azur se présente comme une université d'excellence, aux valeurs humanistes, socialement engagée, et éthiquement responsable. •Organiser les demandes de reprographie ; les examens dématérialisés sur la plateforme UNESS•Réserver les salles de cours•Aider à la correction des QCM et à la saisie des notes•Aider à l’organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes3) Support administratif et logistique à la mise en œuvre des formations :•Assurer le bon déroulement du programme sur les plans logistique, administratif et relationnel, dans le respect des procédures sur l’activité de scolarité •Réaliser, contrôler et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques•Etablir et gérer les emplois du temps, en collaboration avec les responsables de cours•Participer à la modélisation de l’offre de formation dans l’outil de l’établissement•Créer les maquettes pour les procès-verbaux d’examen et pour les relevés de notes•Elaborer les documents préparatoires à la constitution des jurys et préparer les calendriers de jury et les convocations ; gérer le suivi des jurys et des délibérations•Organiser l’archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire•Contribue aux actions de communication et des évènements de l’UFR4) Amélioration Continue :•Participer à l’ensemble des démarches d’amélioration continue•Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité•Faire remonter les indicateurs de suivi•Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions•Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures•De faire preuve d’autonomie, d’organisation, de polyvalence et d’adaptabilité•D’accueillir et accompagner les usagersEnjeux et présentation de la directionLe patrimoine immobilier d’Université Côte d’Azur représente une superficie de plus de 300 000 m2 SHON bâties réparties en 9 campus principaux et 36 implantations universitaires soit une centaine de bâtiments. Dans le cadre du plan de relance national, l’Université a présenté des projets de rénovation et d’amélioration énergétique de ses bâtiments pour un montant de 55 millions d’euros environ dont elle a obtenu l’intégralité des financements avec un délai de réalisation avant la fin de l’année 2023.L’UFR Médecine est l’une des composantes d’Université Côte d’Azur. Elle mène une politique dynamique en matière de formation et de recherche. Les enseignements théoriques se conjuguent avec les formations pratiques dispensées au C.H.U de Nice, au Centre Antoine Lacassagne et dans les hôpitaux pédiatriques CHU-Lenval mais également au sein des hôpitaux de la subdivision (de Toulon à Menton) auprès des maitres de stages universitaires. En dehors du cursus médical classique (1er, 2e et 3e cycles des études médicales), la faculté porte également des formations paramédicales (département d’orthophonie, écoles d’infirmières spécialisées: IADE, IBODE, IPA) totalisant environ 7 500 étudiants. Elle propose également plus de 80 diplômes d’Université pour les professionnels de santé et souhaite développer son offre de développement professionnel continu. L’UFR forme pour de nombreux métiers de santé avec un objectif de développement fort de l’interprofessionnalité. La subdivision de l’UFR de médecine s’étend de Menton au Var Est, comprend 10 hôpitaux et de nombreux professionnels sur un territoire d’1,2 millions d’habitants.Le service de formation médicale continue accompagne le développement et la mise en œuvre de l’offre de formation pour les professionnels de santé et les étudiants en internat dans un objectif de perfectionnement des connaissances ou d’acquisition de connaissances nouvelles et d’amélioration de la qualité des soins et du mieux-être des patients. Le service compte