Agent d'état civil : Mariages (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez la Direction Citoyenneté, au sein de l’unité Mariages/PACS, chargée de l’accueil du public, de la gestion des rendez-vous, de la délivrance des actes d’état civil et de l’organisation des cérémonies de mariage, de baptême et de PACS. Le service assure également différentes formalités administratives en lien avec les partenaires extérieurs.

Chaque jour, vous assurerez l’accueil et l’information du public, réaliserez les missions relatives à l’établissement, à la rectification et à la transcription des actes d’état civil, ainsi qu’à l’apposition des mentions. Vous préparerez et participerez également aux célébrations en salle de mariage.

Missions / conditions d'exercice

- Vous assurerez l’accueil du public et la délivrance de renseignements en matière d’état civil, notamment dans le cadre de la rédaction et de l’établissement des actes de mariage ;

- Vous recueillerez et contrôlerez la validité des pièces officielles nécessaires, enregistrerez informatiquement les éléments des dossiers et éditerez les actes ;

- Vous préparerez les documents associés (avis de mention, livret de famille, certificat de célébration, passeport pour le bonheur, etc.), assurerez la publication des projets de mariage sur et hors Nice, le suivi des auditions préalables et le contrôle des dossiers saisis avec le référent métier de la section ;

- Vous assurerez également la tenue des registres et pourrez être amené à vous déplacer en maison d’arrêt, à domicile ou à l’hôpital. Vous assurerez l’accueil des futurs époux et de leurs familles lors des célébrations, le contrôle et l’édition des actes de mariage, ainsi que leur lecture en salle et leur mise à la signature ;

- Vous participerez aux célébrations en semaine et le samedi sur les deux sites (Hôtel de Ville et annexe Phoenix) ;

- Vous prendrez en charge les missions de back-office, notamment le suivi des tableaux de bord, la saisie des publications des bans extérieures, la mise à jour des actes d’état civil par la formulation de mentions et l’actualisation des livrets de famille ;

- Vous assurerez également les missions administratives diverses (statistiques, commandes de documents, etc.) et organiserez les cérémonies de mariage, notamment par l’édition des plannings à destination des élus et la répartition des célébrations dans les différentes salles de mariage ;

- Vous entretiendrez et actualiserez vos connaissances des réglementations de l’état civil, des procédures d’accueil physique et téléphonique et des applications informatiques ;

- Vous assurerez la constitution, le classement et l’archivage des dossiers et documents ;

- Vous participerez aux permanences du samedi, une à plusieurs fois par mois, et assurerez la prise de parole en public, l’accompagnement de l’élu et la lecture des actes.

Missions annexes :
- Vous assurerez le traitement au guichet ou en back-office des demandes de PACS ;
- Vous pourrez également intervenir en polyvalence sur les missions des autres unités du service et des autres services de la direction en cas de nécessité.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro dans les métiers du secrétariat et/ou de l’action administrative et de la communication ;
- Vous avez des connaissances en droit civil et maîtrisez les procédures administratives ;
- Vous accueillez le public avec courtoisie et diplomatie ;
- Vous savez temporiser les comportements agressifs et faites preuve de fermeté ;
- Vous analysez et traitez les demandes avec rigueur et efficacité ;
- Vous organisez votre travail, respectez les délais et utilisez les logiciels métiers ;
- Vous êtes disponible, discret, polyvalent et appréciez le travail en équipe.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience dans le domaine administratif, idéalement en lien avec l’accueil du public et l’instruction de dossiers.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.