Assistant de Direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez la Direction Générale du CCAS.
Chaque jour, vous assisterez le Directeur Général du CCAS, organiserez et réaliserez les tâches de secrétariat, assurerez le suivi des dossiers et apporterez votre aide en matière d’organisation, de communication, d’information, d’accueil et de classement.
Vous faciliterez également les échanges d’informations au sein de la Cohésion Sociale et Urbaine et du CCAS, assurerez le remplacement du secrétariat du Directeur Général Adjoint de la Cohésion Sociale et Urbaine en cas d’absence et traiterez les demandes signalées.

Missions / conditions d'exercice

- Vous assurerez la dactylographie, la mise en page et la reprographie des notes et documents divers rédigés ou dictés par votre supérieur, ainsi que leur classement chronologique, leur transmission aux destinataires et l’archivage des dossiers.
- Vous prendrez des notes et rédigerez des comptes rendus lors des réunions ;
- Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, le filtrage et l’orientation des appels, la prise et la transmission des messages, ainsi que le renseignement sur l’état d’avancement de certains dossiers ;
- Vous accueillerez les personnes ayant ou désirant un rendez-vous avec votre supérieur ;
- Vous assurerez également le suivi du courrier et de la messagerie de votre supérieur, notamment la lecture et la ventilation du courrier selon ses instructions, ainsi que la consultation, la saisie et l’édition de messages pour son compte ;
- Vous participerez au suivi des dossiers et des projets de la direction générale, informerez sur leur avancement et assurerez le classement régulier des dossiers ;
- Vous entretiendrez des liens avec l’ensemble des services du CCAS et ses nombreux partenaires (État, ARS, Conseil départemental, associations, etc.), afin de garantir à la direction générale des échanges réguliers favorisant la réussite des actions menées et de l’ensemble des actions médico-sociales du CCAS ;
- Vous réaliserez également des recherches documentaires à la demande de votre hiérarchie et diffuserez les informations recueillies ;
- Vous assurerez le contrôle formel et le suivi des parapheurs soumis à la lecture et à la signature de votre supérieur, notamment par la vérification des bordereaux de suivi et le pointage des pièces annexes ;
- Vous assurerez la tenue de son agenda, avec la prise de rendez-vous et son adaptation régulière, ainsi que l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, convocation des personnes, etc.) ;
- Vous assurerez enfin le remplacement du secrétariat du DGA Cohésion Sociale et Urbaine.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro des métiers du secrétariat ;
- Vous maîtrisez l’orthographe, la grammaire, les outils bureautiques et les logiciels métiers ;
- Vous connaissez l’organisation du CCAS et portez un intérêt à l’action sociale ;
- Vous savez assurer l’accueil du public, communiquer avec courtoisie et adapter votre discours aux interlocuteurs ;
- Vous maîtrisez le classement, l’archivage et le suivi des dossiers ;
- Vous êtes organisé, rigoureux, réactif et disponible ;
- Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité et d’un bon sens relationnel.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez une expérience secrétariat administratif, idéalement au sein d’un CCAS ou d’un service social.
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.