Responsable de l'accueil et du bureau scolarité (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Rémunération statutaire de la catégorie C filière administrative FPT, régime indemnitaire.

Descriptif de l'emploi

Le Responsable de l'accueil et du bureau scolarité placé sous la responsabilité de la direction du Conservatoire des Alpes-Maritimes, assure ses missions en relations transversales avec l'équipe administrative, pédagogique, les partenaires institutionnels et les familles.

Missions / conditions d'exercice

- En charge de l’accueil :
• Accueil physique du public, il veillera à ce qu’il soit dirigé correctement au sein de l’établissement ;
• Accueil téléphonique : il fournira par téléphone aux usagers les renseignements sur les cours et disciplines proposés par
le Conservatoire ;
• Assurera la gestion de la boite générique du conservatoire : suivi, diffusion et classement ;
• Il gèrera la mise à jour des affichages à la réception ;
• Il redirigera les appels téléphoniques aux bons services ou vers les bonnes personnes ;
• Il fournira également les informations sur les évènements de l’établissement ;
• Il veillera à l’application des consignes de sécurité des personnes, des biens et des locaux.

- En charge de la gestion administrative de la scolarité :
• Il gérera les inscriptions des élèves dans le logiciel de métier : saisie, mise à jour des dossiers des élèves ;
• Il gérera les absences des élèves ;
• Il diffusera les informations importantes aux familles : absences des professeurs, reports ou modifications de cours,
changement de salles, etc… ;
• Il assistera les professeurs en cas de problèmes rencontrés sur leur lieu de cours ;
• Il réservera les salles pour les événements ou pour les cours ;
• Il aura un contrôle sur l’envoi des diffusions des manifestations des enseignants (affiches, invitations) et la réservation des salles, des besoins en matériel ;
• Il gérera les modifications d’emploi du temps dans le logiciel de métier ;
• Il élaborera les différents documents administratifs et veillera aux mises à jour.

- Autres :
• Présence lors des réunions de rentrée ;
• Présence lors des auditions et des concerts.

Profils recherchés

Compétences techniques :
• Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
• Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Formation CNFPT appréciée.

Compétences relationnelles :
• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens du service public ;
• Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
• Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.

Compétences organisationnelles :
• Savoir gérer les priorités et les urgences ;
• Avoir de la rigueur et de la méthode ;
• Savoir faire preuve d’anticipation ;
• Rendre compte à la direction et alerter ;
• Savoir faire preuve de discrétion et réserve.