Assistant de Direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez le service « soutien » de la Direction déléguée aux Relations Publiques.
Ce service apporte une aide administrative et organisationnelle aux responsables de la direction et aux collaborateurs du Cabinet du Maire-Président et facilite la circulation de l’information au sein de la direction ainsi qu’auprès des services de la Métropole Nice Côte d’Azur et de la Ville de Nice.

Chaque jour, vous assisterez le Directeur de Cabinet dans l’organisation et le suivi de son activité, assurerez l’accueil physique et téléphonique, gérerez les informations et les dossiers, et veillerez à la coordination des priorités.

Missions / conditions d'exercice

- Vous assurerez la gestion de l’agenda du Directeur de Cabinet en organisant les réunions, rendez-vous et déplacements, en préparant les dossiers nécessaires et en gérant les priorités ainsi que les situations urgentes ;
- Vous rédigerez, mettrez en forme et assurerez la dactylographie des notes, courriers, tableaux et autres documents administratifs, dans le respect de la charte graphique de la collectivité ;
- Vous accueillerez, renseignerez et orienterez les interlocuteurs, tant physiquement que par téléphone ;
- Vous assurerez le filtrage des communications, la prise de messages, le suivi des demandes et la mise à jour des contacts ;
- Vous constituerez, suivrez et mettrez à jour les dossiers administratifs en collectant les informations nécessaires, en assurant leur harmonisation, leur classement et leur archivage, ainsi que le suivi des e-courriers et des retours d’information ;
- Vous participerez au bon fonctionnement du service en assurant la mise à jour des tableaux d’astreinte, le suivi des procédures administratives et la gestion des commandes de fournitures.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac Pro à Bac+2 en secrétariat, STG/STMG, assistanat de direction ou équivalent ;
- Vous maîtrisez les procédures administratives, les outils bureautiques et les logiciels métiers ;
- Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles ;
- Vous savez gérer les priorités, respecter les délais et assurer le suivi des dossiers ;
- Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d’un bon sens relationnel ;
- Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires.

Et c’est un vrai plus si : Vous disposez d'une expérience en gestion administrative, secrétariat et/ou assistanat.
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B ou C de la filière Administrative.