Assistant administratif (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant administratif (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions :
Assurer l’assistanat administratif lié à l’activité de l’unité, et contribuer à son fonctionnement en termes d’organisation, de traitement des informations, d’accueil, de logistique, de classement et de suivi de dossiers.
Activités :
- Gérer l’agenda des élus
­Organiser les réunions en présentiel ou en visio-conférence
­Garantir l'accueil téléphonique et physique ainsi que la gestion du courrier
­Apporter un premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers) puis filtrer et transmettre les messages
Mettre en forme des courriers et des notes
­Assurer le traitement et le suivi des dossiers (à l’aide de tableaux de bord…)
­Classer et archiver
-Préparer les dossiers des COPIL, pré-CET, CET, Assemblée plénière et Commission permanente en vérifiant les tableaux, les fiches rapporteurs, les vœux et amendements en lien avec le Service Assemblées et Commissions
­Gérer les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement, note de frais) en lien avec l’Unité des élus et les invitations en lien avec le Service des Représentations et le Cabinet du Président
­Garantir la liaison et la communication interne avec les différents secrétariats des commissions, des Vice-Présidents, du cabinet et le cas échéant, des services

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs théoriques complémentaires :
Connaissance des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif
Connaissance des techniques de classement et d’archivage

Savoir faire :
Maîtrise des outils numériques et bureautiques
Maîtrise des techniques d'accueil
Capacité à s'exprimer à l'oral et l'écrit
Capacité à prioriser et hiérarchiser son activité
Capacité à produire des documents administratifs
Capacité d’organisation

Savoir être :
Discrétion
Confidentialité
Autonomie
Rigueur
Fiabilité
Aptitudes relationnelles, sens et gout de l’accueil
Adaptabilité
Réactivité, anticipation

FORMATIONS ET DIPLÔMES :
Expérience en secrétariat, en assistanat, en gestion
Niveau Bac Assistanat/secrétariat souhaité