Assistant de Direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez le service « soutien » de la Direction déléguée aux Relations Publiques. Ce service apporte une aide administrative et organisationnelle aux responsables de la direction et aux collaborateurs du Cabinet du Maire-Président, et facilite la circulation de l’information au sein de la direction ainsi qu’auprès des services de la Métropole Nice Côte d’Azur et de la Ville de Nice. Chaque jour, vous assurerez les tâches de secrétariat, l’accueil et la prise d’appels téléphoniques, la réception, le traitement et la diffusion des informations, ainsi que la constitution et le suivi des dossiers.

Missions / conditions d'exercice

- Vous assurerez la dactylographie et la mise en forme de documents (saisie et rédaction de notes et courriers, mise en page, transmission pour validation et suivi du circuit de signature) ;
- La rédaction de projets de réponses aux courriers reçus, l’établissement de tableaux de bord et de suivi ainsi que la participation aux réunions pour prise de notes et rédaction de comptes rendus ;
- Vous gérerez l’agenda de votre supérieure hiérarchique (mise à jour de l’agenda électronique, organisation des réunions et rendez-vous, préparation et centralisation des dossiers, gestion des déplacements et réservations, gestion des urgences et priorités) ;
- Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique (filtrage, orientation, prise de messages, renseignements sur l’avancement des dossiers, mise à jour des contacts) ;
- Enfin, vous constituerez et classerez les dossiers (collecte des informations transversales, harmonisation des dossiers, gestion des retours d’information et suivi des dossiers et e-courriers).

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent ;
- Vous maîtrisez les procédures administratives associées et connaissez le fonctionnement de la collectivité ;
- Vous maîtrisez l’outil informatique et les logiciels bureautiques et/ou métier ;
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux, avec de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
- Vous possédez un bon sens relationnel, êtes disponible, réactif et respectez la confidentialité des informations traitées.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience similaire, idéalement au sein d’une administration publique.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B ou C de la filière Administrative.