Secrétaire d'élu (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction déléguée aux Ressources Humaines , de la DGA Ressources Humaines et Modernisation– Mission RH, le service du secrétariat des élus a la charge d’assurer les missions d’assistance administrative et logistique aux Elus afin de leur permettre de mener dans les meilleures conditions possibles les activités liées à leurs délégations ou subdélégations.

En qualité de secrétaire d’Elu, vous organiserez et réaliserez les tâches de secrétariat d’un Adjoint au Maire ou d’un Conseiller Municipal ou Métropolitain.

Vous réceptionnerez, collecterez, traiterez et diffuserez les informations.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

Vous dactylographierez et mettrez en forme les documents rédigés ou dictés par l’élu.

* Vous vous occuperez de la reprographie :
- Vous classerez les documents et les dossiers.

* Vous rédigerez les notes et les courriers :
- Vous rédigerez les projets de réponse à partir des indications de l’élu.

* Vous constituerez et mettrez à jour les dossiers :
- Vous classerez les dossiers documentaires régulièrement ;
- Vous effectuerez les recherches en vue d’élaborer les dossiers thématiques.

* Vous assurerez l’accueil direct et téléphonique :
- Vous évaluerez la demande et conseillerez sur les démarches à suivre et orienterez vers les services compétents.

* Vous tiendrez l’agenda de votre supérieur :
- Vous assurerez la tenue de l’agenda de votre supérieur en concertation avec l’élu.

* Vous trierez et transmettrez le courrier "arrivé" :
- Vous réceptionnerez, lirez et transmettrez le courrier à l’élu ;
- Vous expédierez le courrier "départ".

* Vous contrôlerez et suivrez les parapheurs :
- Vous les soumettrez au visa ou à la signature de l’élu.

* Vous gèrerez la messagerie de votre supérieur :
- Vous consulterez, saisirez et éditerez les messages sur bureautique.

* Vous organiserez les déplacements :
- Vous assurerez l’organisation logistique des déplacements de l’élu en collaboration avec la Direction du Protocole.

* Vous formaliserez les tableaux :
- Vous réaliserez les tableaux récapitulatifs et le publipostage.

Profils recherchés

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la Filière Administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste équivalent.

Domaine de diplôme : CAP/ BEP Secrétariat.

Compétences :
- Vous maitrisez l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte ;
- Vous maitrisez l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Vous maitrisez la prise de note ;
- Vous connaissez et appliquez les conventions de présentation des documents et la charte graphique ;
- Vous savez analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la Mairie et suivez son évolution ;
- Vous adaptez votre communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Vous respectez la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Vous savez faire preuve d’amabilité et de courtoisie dans l’accueil et l’information du public ;
- Vous mémorisez les informations de manière à traiter efficacement une demande ou un dossier ;
- Vous proposez et exploitez un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage.

Qualités recherchées :
- Vous maitrisez les techniques de secrétariat ;
- Vous connaissez l’organisation fonctionnelle de la Mairie ;
- Vous avez un bon relationnel ;
- Vous avez un bon sens de l’organisation ;
- Vous êtes vigilant et savez faire preuve de discernement ;
- Vous êtes disponible ;
- Vous êtes réactif et discret.