Secrétaire de Direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale Adjointe Sécurité, Proximité et Citoyenneté, la Direction de la Police municipale assure le volet sécuritaire municipal dans le cadre de la réglementation en vigueur.

Vous serez en charge de l'exécution des tâches de secrétariat au sein du service de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales seront :
- Vous assurerez l'accueil du public, tant physiquement que par téléphone, en garantissant une communication fluide et professionnelle ;
- Vous gérerez la messagerie électronique du Directeur, en assurant le tri, le suivi et le traitement des courriels ;
- Vous organiserez les agendas du Directeur, en planifiant les rendez-vous, les réunions et en assurant leur coordination ;
- Vous préparerez les dossiers nécessaires aux réunions, en rassemblant et en structurant les documents utiles ;
- Vous assurerez la gestion et le suivi des logiciels métiers, en veillant à leur bon fonctionnement et à leur mise à jour ;
- Vous serez en charge de la gestion administrative du Directeur, notamment le suivi des congés et l'organisation des évaluations annuelles.

Profils recherchés

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :
- Vous connaissez et savez appliquer les conventions de présentation des documents et de la charte graphique ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique, et rigoureux ;
- Vous savez respecter la confidentialité d'informations traitées ou connues ;
- Vous avez un bon esprit d'équipe et êtes polyvalent.