Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de la Proximité et de la Vie des Quartiers regroupe 6 territoires et 5 groupes supports au service des administrés pour répondre à leurs doléances et mettre en œuvre des projets d’actions en lien avec les Elu(e)s, les Directions Opérationnelles de la Ville de Nice et de la Métropole, en lien également avec les partenaires Institutionnels, Comités de quartiers, Syndics de copropriété, etc.

Elle a pour objectif de favoriser la transversalité des services pour une organisation plus efficiente, améliorer la communication entre l’administration, les citoyens et les Elus, créer du lien, être à l’écoute et développer la proactivité afin d’anticiper les attentes des administrés.

Le service rédactionnel de la Direction centralise quant à lui les doléances exprimées sur les thématiques « proximité », « cadre de vie » ainsi que les saisines signalées au niveau de la DGA pour une réponse harmonisée, personnalisée et adaptée à chaque courrier.

En qualité d'Assistant de Direction, vous serez en charge de :
- Assister le directeur au quotidien ;
- Assurer le secrétariat du directeur ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure ;
- Prendre en charge le suivi de dossiers de coordination avec les services de la direction ;
- Maintenir le contact avec les administrés afin de faciliter la communication avec l’administration.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

Assister au quotidien le directeur dans le suivi de ses dossiers

* Tenir l’agenda du directeur et filtrer les appels :
- Planifier et organiser les réunions internes et externes ;
- Préparer les fonds de dossier et réaliser les comptes rendus de réunions ;
- Réceptionner les appels téléphoniques du Directeur et transmettre les messages ;
- Prioriser, filtrer et orienter les appels.

* Centraliser les informations et coordonner la communication des services de la Direction :
- Optimiser la circulation de l’information entre les différents services ;
- Sensibiliser les chefs de service sur les actions prioritaires et les urgences à traiter ;
- Développer les actions visant à promouvoir la transversalité entre les services et à favoriser l’échange d’expériences ;
- Collecter et transmettre les informations demandées par la Direction Générale Adjointe, la Direction Générale ou l’exécutif, après validation du Directeur ;
- Etudier quotidiennement la revue de presse et attirer l’attention du Directeur sur les sujets en regard du domaine de compétence de la Direction.

* Assurer le suivi de dossiers de coordination avec les services de la direction :
- Concevoir des outils de suivi d'activité, les tableaux de bord et assurer leur mise à jour permanente ;
- Tenir à jour les fiches de synthèse des sujets stratégiques.

* Elaborer des éléments de langage à la demande du Directeur :
- Préparer des éléments de langage sur les thématiques spécifiques à la Proximité étayés par les informations centralisées par la Direction à destination de la DGA.

* Assurer le secrétariat de direction :
- Gérer et suivre le courrier via e-courriers ;
- Etablir des projets de courriels et notes administratives ;
- Organiser et assurer le classement des dossiers et des courriels (manuellement et numériquement).

* Contact et suivi téléphonique des administrés :
- Prise de contact avec les administrés et les services compétents ;
- Rédaction de rapports pour transmission hiérarchique, tenue d’un tableau centralisateur.

Profils recherchés

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme : BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro Secrétariat, BTS Secrétariat.

Compétences :
- Maîtriser les outils informatiques ;
- Maîtriser les procédures administratives des instances ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et les écrits administratifs ;
- Faire preuve d’amabilité et de courtoisie dans l’accueil du public ;
- Mémoriser et transmettre correctement l'information ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de sa direction ; être en mesure de renseigner et d'orienter ;
- Distinguer l’urgent et l’important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Connaître les modes de classement et d’archivage des documents ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus.

Qualités recherchées :
- Maitrise des techniques de secrétariat ;
- Maitrise rédactionnelle ;
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Autonomie Discrétion ;
- Dynamisme et disponibilité.