Gestionnaire administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction de l'Education, le service " Travaux " recueille les demandes d'interventions nécessaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de la Ville de Nice. Il programme les travaux à réaliser, assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs et gère en régie les travaux de maintenance.

Vous serez en charge de la création et/ou du traitement des demandes d'intervention des écoles sur le logiciel dédié, du suivi des interventions ainsi que de l'exécution de certaines tâches administratives.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales seront :

* Le traitement des mails :
- Vous effectuerez une relecture rapide des mails et identifierez les urgences (création des fiches d'intervention) ;
- Vous réaffecterez les demandes non concernées par le service et assurerez leur suivi (travaux en régie / externalisés).

* Le traitement des autres demandes :
- Vous saisirez les informations nécessaires dans l'outil dédié et imprimerez les fiches d'intervention ;
- Vous répondrez aux demandes formulées par les écoles ;
- Vous classerez les dossiers dans les espaces de stockage dédiés à la messagerie

* Le traitement des demandes formulées via le logiciel interne :
- Vous visualiserez les demandes en attente ;
- Vous vérifierez l'existence de demandes similaires dans l'outil dédié ;
- Vous compléterez les informations nécessaires (ou refuserez selon les cas) et réaffecterez les demandes si besoin.

* La réception des appels téléphonique pour le traitement des urgences :
- Vous créerez la fiche d'intervention sur le logiciel dédié et la transmettrez au responsable d'unité concerné ;
- Vous renseignerez les différents interlocuteurs sur le suivi des demandes.

* Le traitement des fiches journalières :
- Vous pointerez et suivrez les fiches journalières des agents de chaque unité
- Vous saisirez les fiches journalières dans le logiciel métier.

Vos missions secondaires seront :
- Vous tiendrez à jour les tableaux de suivi (intempéries, prestataires, etc...) ;
- Vous classerez et archiverez les documents ;
- Vous préparerez les réponses liées au suivi des interventions pour les divers correspondants ;
- Vous assurerez la suppléance pour la tenue des statistiques du service.

Profils recherchés

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.

Compétences :
- Vous savez recueillir et insérer des données dans la base existante ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ;
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité ;
- Vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous êtes rapide d'exécution ;
- Vous savez gérez les urgences ;
- Vous savez travailler en équipe.