Assistant Administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Rémunération indicative

rémunération statutaire de la catégorie C filière administrative Fonction Publique Territorial

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité hiérarchique de la Présidente du Syndicat Mixte et du Directeur du Conservatoire.

Relations transversales et externes avec :
- L'équipe de direction ;
- L'équipe administrative et pédagogique ;
- Les partenaires administratifs et institutionnels ;
- Les familles.

Missions / conditions d'exercice

Pédagogie :
- Accueil et renseignement du public ;
- Gestion de la boîte mail « contact » ;
- Suivi administratif des élèves en suppléance de la responsable (inscriptions sur le logiciel métier, certificats, contrats de prêts d’instruments) ;
- Gestion des absences des élèves et des dossiers d’inscriptions en complément du secrétariat pédagogique ;
- Gestion des emplois du temps des professeurs en suppléance de la responsable (modification et suivi sur le logiciel métier) ;
- Saisie et diffusion des bilans des musiciens intervenant en milieu scolaire ;
- Gestion des centres d’enseignements en suppléance de la responsable (fonctionnement, utilisation des salles et gestion des clés) ;
- Gestion des appréciations des élèves (vérifications de saisie et diffusion après validation) ;
- Diffusion des informations aux familles ;
- Réservation des salles pour diffusions pédagogiques.

Administration/direction:
- Prise de note et compte-rendu ;
- Appui et suivi des dossiers de la direction ;
- Organisation et suivi des réunions (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers) ;
- Gestion des plannings, rendez-vous et réunions en visioconférence pour la direction ;
- Suivi, classement et archivages des documents administratifs ;
- Rédaction et diffusion des courriers, courriels..

Autres :
- Présence lors de réunions de rentrée ;
- Présence lors des auditions et concerts ;
- Représentation de la direction sur certaines manifestations.

D’autres activités peuvent être confiées à l’agent dans le cadre de circonstances exceptionnelles et pour répondre aux nécessités de service.

Conditions particulières d’exercice :
o Description des pics d’activité : rentrée scolaire (septembre-octobre), fin d’année scolaire (juin/juillet) ;
o Titulaire du permis de conduire ;
o Tenue vestimentaire correcte.

Profils recherchés

Compétences techniques :
• Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
• Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Formation CNFPT appréciée.

Compétences relationnelles :
• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens du service public ;
• Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
• Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.

Compétences organisationnelles :
• Savoir gérer les priorités et les urgences ;
• Avoir de la rigueur et de la méthode ;
• Savoir faire preuve d’anticipation ;
• Rendre compte à la direction et alerter ;
• Savoir faire preuve de discrétion et réserve.

- Autonomie relative dans l’organisation des missions confiées, sous l’autorité de la direction ;
- Compte rendu régulier de l’activité et obligation d’alerte en cas de difficulté.