Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

L'Agence départementale d'ingénierie des Alpes-Maritimes "Agence06", met à disposition des 133 communes de moins de 5000 habitants et des 2 Communautés de Communes, une offre d'ingénierie en assistance à maîtrise d'ouvrage sur les compétences voirie, bâtiment, aménagement et environnement, pour les accompagner dans la réalisation de leurs projets. Ses missions s'inscrivent dans un contexte sensible, cumulant solidarité territoriale, reconstruction des zones sinistrées par la tempête Alex et revitalisation des petites villes de demain, et s'appuient sur une démarche globale de développement durable.

Au sein de la Direction de l’Agence06, l’Assistant de direction est polyvalent et apporte une aide permanente en termes d’accueil et d’animation, de secrétariat, de communication interne et externe, d’organisation des instances.

Missions / conditions d'exercice

• Faire l'interface auprès des Communes et EPCI adhérents de l’Agence06, ainsi que des services départementaux, des partenaires et prestataires externes (adhésions, rendez-vous, ...) ;
• Coordonner les informations à transmettre au Président, aux élus et adhérents, à la Direction et les diffuser ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Agence06, gérer la messagerie contact et les agendas, organiser les réunions et prises de rendez-vous, gérer l’approvisionnement des petits matériels et fournitures ;
• Rédiger des courriers, convocations et invitations, suivre les circuits administratifs, assurer les mises sous plis et envois ;
• Gérer des fichiers de données et contacts de l’Agence06 (élus, adhérents, partenaires, prestataires...) ;
• Organiser les instances (Conseils d’administration et Assemblées générales), les diverses séquences de l’Agence06 : évènements, inaugurations, manifestations institutionnelles...etc.
• Rédiger des documents institutionnels (Ordres du jour, convocations, notes de synthèses, délibérations, PV, éléments de langage du Président, power-points, rapports d’activités...) en lien avec le service juridique, les diffuser et les transmettre au service du contrôle de la légalité de la Préfecture ;
• Réaliser divers supports en fonction des besoins et des déplacements du Président et de la Direction (Rapports, notes, tableaux de bords, power- point, fiches synoptiques, fiches projets, arrêtés d'adhésion...) en intégrant les informations (annexes, photos, plans...) dans le respect du droit d'auteur et du droit à l'image ;
• Assurer le suivi administratif des projets (tableau de suivi transversal et indicateurs, notes d’opportunité, conventions avec les Communes, relance, signatures, récupération des délibérations) ;
• Mettre en forme des documents techniques en lien avec la Direction, les chefs de projet et juristes du domaine ;
• Coordonner la communication interne au sein de l’équipe et externe avec les adhérents
• Participer à l’animation des supports de communication de l’Agence06 (Site internet, LinkedIn).

Profils recherchés

• Disponibilité, réactivité, polyvalence et anticipation ;
• Capacité à travailler en collaboration, à impulser un esprit d’équipe ;
• Esprit d’initiative, autonomie, rigueur et sens de l’organisation ;
• Qualités relationnelles et sens du service public ;
• Capacité à travailler dans un contexte d’urgence ;
• Devoir de réserve et discrétion ;
• Maîtrise de la langue française : communication/expression écrites, orthographe, grammaire, syntaxe, typographie ;
• Maîtrise des logiciels de communication courante (Excel/Word, Power point, Canva …) ;
• Maitrise des réseaux sociaux (Linkedin, Facebook...) ;
• Permis B indispensable.