Secrétaire bureautique (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez le service établissement recevant du public au sein de la Direction de la Réglementation. Ce service exerce un pouvoir de Police Spéciale du Maire relatif à la Sécurité et à l’Accessibilité des Personnes à Mobilité Réduite dans les E.R.P.

Chaque jour, vous assurerez l’enregistrement des courriers, la rédaction et la mise en forme des documents, ainsi que le suivi des parapheurs et des circuits de signature.

Missions / conditions d'exercice

- Vous assurerez l’enregistrement des courriers entrants et sortants sur le logiciel métier ;
- Vous réaliserez la dactylographie et la mise en page des courriers, rapports, tableaux, notifications et arrêtés rédigés ou dictés par les gestionnaires de dossiers ;
- Vous préparerez les parapheurs pour signature, assurerez le suivi du circuit des signatures ainsi que les opérations de reprographie et de classement des documents ;
- Vous participerez également à la transmission et au suivi des contrôles de légalité ;
- Vous procéderez au rattachement des procès-verbaux des commissions dans le logiciel métier et assurerez l’édition des tableaux statistiques du service ;
- Vous participerez également à l’enregistrement et à la vérification de la recevabilité des dossiers réceptionnés par le Groupe Expertises et Accessibilité, notamment les autorisations de travaux et permis de construire dématérialisés ;
- Vous orienterez les dossiers ne relevant pas de la compétence du service vers les instances concernées ;
- Vous assurerez la finalisation et la transmission des procès-verbaux à la Direction des Permis de Construire, à la Direction Départementale des Territoires et de la Mer ainsi qu’à la Sous-Commission Départementale d’Accessibilité ;
- Vous pourrez enfin intervenir en appui des différents services de la Direction afin de garantir la continuité de l’activité en cas de nécessité.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 de secrétariat et/ou de gestion administrative ;
- Vous possédez un bon sens relationnel et savez assurer un accueil de qualité auprès du public et des collègues ;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques nécessaires au fonctionnement du service ;
- Vous savez gérer les priorités et respecter les délais liés aux procédures administratives ;
- Vous êtes capable de rédiger des documents avec rigueur et dans le respect d’un formalisme précis ;
- Vous faites preuve d’organisation, de méthode et assurez un suivi rigoureux des dossiers.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience en accueil administratif, gestion de dossiers ou secrétariat en collectivité publique.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.