Gestionnaire administratif du personnel des écoles (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez la cellule de gestion administrative de la Direction de l’Éducation, en charge du suivi du personnel des écoles.
Elle assure le calcul du temps de travail annualisé des agents, le suivi des absences et des arrêts de travail, la coordination des remplacements et renforts, ainsi que le suivi des interventions des sociétés de nettoyage dans les établissements scolaires.

Chaque jour, vous contribuerez au bon fonctionnement des écoles en assurant la gestion administrative du personnel et en coordonnant les moyens nécessaires à la continuité du service.

Missions / conditions d'exercice

- Vous assurerez la gestion administrative des accidents du travail en accueillant physiquement et/ou téléphoniquement les agents victimes d’un accident, en établissant la déclaration dans le respect des procédures en vigueur et en convoquant les agents concernés pour signature ;
- Vous assurerez également la gestion administrative des arrêts de travail (maladie, maternité, congé exceptionnel, parental) en saisissant les absences dans les outils informatiques, en assurant le suivi des arrêts en lien avec la DRH – service des absences, en transmettant les informations nécessaires, en recherchant les dates de reprise, en vérifiant les justificatifs, en classant les dossiers et en informant hebdomadairement votre hiérarchie sur les absences pour organisation des remplacements, tout en exploitant les requêtes informatiques et en diffusant les informations liées aux incidences des arrêts maladie ;
- Vous assurerez l’organisation des remplacements sur le terrain en recensant les besoins en entretien, nettoyage ou encadrement des enfants (ATSEM) dans les écoles, en lien avec les coordonnateurs de secteurs, puis en assurant l’affectation des agents remplaçants des pools afin de garantir la continuité du service ;
- Vous assurerez également la gestion des renforts issus de la Direction de la Restauration Scolaire en procédant à leur affectation, en confirmant les missions par mail aux écoles et en tenant à jour les tableaux de suivi pour le paiement des heures complémentaires, en lien avec la restauration scolaire ;
- Vous assurerez le suivi des vacataires en renfort (entretien, nettoyage et surveillance des enfants sur le temps méridien) en lien avec les équipes dédiées, ainsi que le suivi des interventions de la société privée de nettoyage lorsque les moyens internes ne permettent pas d’assurer le service ;
- Vous assurerez la gestion des mouvements de grève en recensant le nombre de grévistes, en saisissant les informations dans les logiciels dédiés (HR Access et logiciel d’absences), en recevant et exploitant les tableaux transmis et en remontant les données à la DRH ;
- Vous assurerez la gestion du temps annualisé du personnel des écoles en calculant les heures à effectuer en temps scolaire et non scolaire, en recherchant et analysant les fiches agents, en suivant les modalités de travail (activités périscolaires, temps périscolaires en écoles maternelles, élémentaires ou primaires), en mettant à jour les données informatiques et en travaillant en lien avec la DRH sur les situations de temps partiel ou de disponibilité ;
- Vous assurerez l’accueil des agents et le traitement des demandes en assurant l’accueil physique et téléphonique du personnel des écoles, en traitant les courriels, en délivrant les informations quotidiennes et en assurant le classement et l’archivage des dossiers papier et dématérialisés.

Vos missions occasionnelles seront : vous apporterez un appui aux autres cellules du service en cas de besoin impératif.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BEP/CAP à BAC Pro des métiers du secrétariat et/ou de gestion administrative ;
- Vous possédez des notions de gestion statutaire du personnel et connaissez les procédures administratives associées ;
- Vous maîtrisez l’outil informatique et les logiciels bureautiques et/ou métiers ;
- Vous savez planifier et organiser les activités d’une équipe ;
- Vous savez assurer la diffusion de l’information et rendre compte à votre hiérarchie ;
- Vous savez évaluer des situations, réagir rapidement et faire face aux imprévus ;
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), méthodique et faites preuve d’autonomie ;
- Vous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialité.

Et c’est un vrai plus si : vous avez déjà une expérience en gestion des ressources humaines.
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative .