Organisateur de réceptions (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Communication > Stratégies de communication

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction du Protocole a pour mission d’organiser et de veiller au bon déroulement des événements internationaux et nationaux organisés par la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d’Azur.

Le service Intendance prend en charge la production, la livraison, la mise en place et le service des repas, des buffets et des petits-déjeuners organisés lors de manifestations et les réceptions de la Ville de Nice ou de la Métropole Nice Côte d’Azur.

En qualité de chef de rang- Gestion de réceptions, vous préparerez, organiserez et suivrez le bon déroulement des repas et des buffets organisés à l’occasion de manifestations officielles.

Vous coordonnerez avec les différentes directions, les prestataires et les intervenants extérieurs des services à mettre en œuvre.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

Vous planifierez et organiserez :
- Vous planifierez l’événement et son déroulement à partir de l’agenda des réceptions ;
- Vous recenserez les besoins en personnel et en matériel nécessaires ;
- Vous vous déplacerez sur site pour évaluer et repérer ;
- Vous collaborerez avec les prestataires extérieurs (traiteurs, fleuristes, électriciens…) et déterminerez les besoins, les négociations... ;
- Vous rédigerez l’offre en fonction du cahier des charges.

Vous assurerez la production culinaire:
- Vous assemblerez les différents mets.

Vous gèrerez la réception:
- Vous élaborerez la commande ;
- Vous superviserez la livraison et la manutention de toute la partie restauration ;
- Vous vous occuperez de l’agencement du lieu de réception et des annexes ;
- Vous dresserez les tables et/ou le buffet ;
- Vous servirez les invités en respectant les règles protocolaires ;
- Vous rangerez le lieu à l’issue de la réception et vérifierez la restitution des locaux en leur état initial.

Vous assurerez l’exploitation et la gestion commerciale:
- Vous gèrerez les stocks et les approvisionnements ;
- Vous suivrez le budget alloué en lien avec les services comptables de la Direction des Relations Publiques.

Vous participerez à des réunions de travail:
- Vous participerez à des réunions de travail et à des repérages sur site avec les différents services concernés (Technique, Communication, Presse, Evénementiel, Espaces verts, Police Municipale, Nettoiement…).

MISSIONS PONCTUELLES :
- Vous organiserez et coordonnerez les extras (vacataires) en l’absence du Responsable de l’Intendance.

Profils recherchés

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la Filière Administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste équivalent.

Domaine de diplôme : Restauration – Logistique.

Compétences :
- Vous maitrisez les usages protocolaires ;
- Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d’exécution ;
- Vous savez concevoir et proposer des solutions pertinentes en tenant compte de toutes les contraintes possibles ;
- Vous connaissez l’environnement politique local et national ;
- Vous savez instaurer et développer une communication constructive avec les divers interlocuteurs ;
- Vous savez distinguer l’urgent de l’important et ainsi hiérarchiser les priorités ;
- Vous respectez la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Vous maitrisez l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ;
- Vous garantissez la qualité de la production culinaire et le respect de la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité ;
- Vous savez faire preuve de créativité tout en respectant les besoins ;
- Vous savez développer un goût artistique (décoration des plats, des buffets et des locaux) ;
- Vous êtes disponible pour assurer les prestations des cérémonies et des manifestations les soirs et les week-ends ;
- Vous êtes capable de vous adapter à la diversité des demandes et aux variations des flux d’activités en fonction de l’importance des manifestations.

Qualités recherchées :
- Vous êtes discret ;
- Vous connaissez les règles protocolaires ;
- Vous connaissez la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité ;
- Vous avez un bon relationnel ;
- Vous êtes disponible, réactif et dynamique ;
- Vous savez faire preuve d’initiative, de rigueur, de précision et d’organisation ;
- Vous avez le sens de la diplomatie et des relations publiques ;
- Vous êtes calme et avez une bonne résistance au stress.