Responsable Administratif de Pôle H/F

L'ÉTABLISSEMENT :
PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT
Le Centre Hospitalier Universitaire de Nice, premier acteur de santé du département des Alpes Maritimes.
Avec ses 1587 lits et 221 places d'hospitalisation, le CHU de Nice établissement support du groupement hospitalier des Alpes-Maritimes s'impose comme un établissement de santé d'excellence au service de la population. Fort de ses 7900 professionnels de santé engagés au quotidien, le CHU de Nice est le deuxième employeur de la région PACA. Les 4 sites hospitaliers que compte le CHU (Pasteur, Archet, Cimiez, Tende) prennent en charge des spécialités médicales complexes au sein de 15 pôles d'activité.
Pourquoi venir travailler au CHU de Nice ?
Disposer d'une offre de formation ambitieuse et structurée. Le CHU de Nice s'investit dans le maintien et le développement des compétences de ses professionnels, avec la mise à disposition chaque année d'un riche calendrier de formations, l'accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels.
Bénéficier d'une réelle qualité de vie au travail : activités physiques ou bien-être, développement du télétravail, service de conciergerie, prévention des risques professionnels...
Possibilité d'accéder à la fonction publique hospitalière rapidement (politique de concours pour mise en stage et concours promotionnels)
Développer ses compétences autour d'une politique de mobilité ambitieuse. Favorable au déploiement de parcours riches d'expériences humaines et techniques, le CHU de Nice encourage la mobilité de ses professionnels. Les agents souhaitant évoluer au sein du CHU bénéficient d'un accompagnement de la part de la direction des ressources humaines.
Disposer d'avantages sociaux : self à prix avantageux, arbre de Noël, crèche hospitalière, et tous les avantages CGOS (spectacles, vacances, sport, prestations diverses...).
Le pôle Institut Universitaire Locomoteur et Sport Neurosciences Cliniques (IULS-NSC) regroupe les spécialités de l'appareil locomoteur et des neurosciences, avec une forte dimension universitaire, de recours et de recherche. Il est composé de 12 services cliniques répartis sur trois sites hospitaliers (Pasteur, Archet et Cimiez) et dispose d'une capacité globale de 305 lits et places. Le pôle couvre un large spectre d'activités médicales, chirurgicales, de rééducation et ambulatoires, notamment en neurologie, neurochirurgie, orthopédie-traumatologie, chirurgie du rachis, chirurgie réparatrice, médecine physique et de réadaptation, ophtalmologie et médecine du sport.
LE POSTE :
Le responsable administratif de pôle est placé sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle par délégation du directeur général. Il est membre du l'équipe de gouvernance du pôle. Il est nommé par le Directeur Général sur proposition du chef de pôle.
Il coordonne et encadre les fonctions administratives, logistiques et matérielles du pôle.
Il collabore au pilotage du pôle, en lien avec le chef de pôle et l'équipe de gouvernance.
- Assurer, aux côtés du chef de pôle et du responsable soignant du pôle, le pilotage du pôle :
o Participer au sein du trio de pôle à l'organisation de la gouvernance du pôle, à la définition des orientations stratégiques dans le cadre du projet de pôle, à la définition et au suivi du contrat de pôle, au pilotage de l'activité et des moyens associés.
o Assurer la bonne gestion des ressources et des fonctions sur lesquelles il a autorité, de la gestion-patient, en lien avec le chef de pôle et le responsable soignant de pôle.
o Assurer la gestion de projets, particulièrement sur le volet financier, par la réalisation de business plan, mais aussi sur les aspects méthodologiques.
o Assurer le bon fonctionnement des champs délégués au pôle par la Direction Générale.
- Piloter, avec le chef de pôle, la performance :
o Assurer l'élaboration et le suivi de l'ensemble des budgets délégués au pôle, en lien avec le chef de pôle, le responsable soignant de pôle, la Direction des finances et la Direction Générale, au regard des objectifs contractualisés.
o Être le garant de la bonne gestion médico-économique et de la performance du pôle en exploitant et suivant les tableaux de bord des outils SAS et PMSIPILOT, en analysant les CREA et les seuils de rentabilité, en utilisant des outils et organisations de gestion adaptés aux objectifs, et en proposant des actions correctives pour les résultats en écart aux objectifs retenus.
o Préparer et coordonner les dialogues de gestion du Pôle en lien avec la Direction des Finances selon le calendrier défini, notamment pour la réalisation de l'EPRD de pôle.
o Piloter au niveau du pôle en lien avec la gouvernance interne et en particulier le chef de pôle, l'élaboration du projet d'EPRD analytique (fonctionnement) et du plan pluriannuel d'investissement, l'exécution et le suivi du budget du pôle. Le responsable administratif de pôle s'assure du respect de l'EPRD de pôle. Pour l'ensemble des missions relative à l'EPRD, il s'appuie sur les outils, méthodes et compétences des directions fonctionnelles en particulier la DAF et le pôle RH (DRH et DAM).
o S'assurer de la pertinence des Unités d'uvre retenues par le pôle ainsi que du suivi nécessaire aux refacturations en lien avec la DAF.
o Justifier les inscriptions budgétaires tant en charges qu'en produits en vue de leur incorporation dans le rapport budgétaire visé par le Directeur Général et adressé à l'ARS.
- Assurer un rôle d'expert administratif :
o Garantir la conformité des orientations du pôle, et les modalités de gestion interne au pôle, avec les politiques institutionnelles (RH, ...) et les dispositions réglementaires en vigueur.
o Suivre et préparer les dossiers d'autorisation et de renouvellement d'activité, des visites de conformité, rapport d'activité, bilan annuel, enquête).
o Valider, en qualité d'ordonnateur, les commandes, les liquidations des factures, les titres de recettes et les mandats relatifs aux budgets délégués au pôle dans le cadre de sa délégation de signature.
o Participer à la rédaction de projets et à l'élaboration des conventions, ainsi qu'à leur suivi.
- Manager les fonctions administratives, logistiques et matérielles du pôle et les effectifs associés :
o Encadrer, manager et évaluer l'ensemble des personnels placés sous son autorité.
o Proposer le plan de développement des compétences des personnels placés sous son autorité.
o Garantir la qualité du service rendu et la conformité des process de gestion et des fonctions dont il a la responsabilité.
En fonction de l'organisation du pôle, il peut être assisté d'un ou plusieurs adjoint(s).
Le cadre administratif de pôle s'engage :
- à comptabiliser son temps de travail en forfait jour,
- à exercer dans le respect des valeurs du CHU et des principes du service public hospitalier.
PROFIL RECHERCHÉ :
Titres Diplômes - expériences : diplôme niveau master II et / ou expérience significative en management et en gestion hospitalière
Grade cible : attaché d'administration hospitalière
Savoir-faire
- Capacité à l'écrit
- Capacité d'analyse, de synthèse
- Capacité de communication
- Pratique de la délégation
- Capacité de négociation
- Capacité à prendre des décisions
- Capacité à la remise en cause
- Aptitude au dialogue social
- Aptitude à l'accompagnement managérial des individus, des équipes et des organisations
Connaissances approfondies en
- Démarche projet
- Gestion et management des ressources humaines
- Animation d'équipe
- Pilotage budgétaire et économique
- Conduite de projet et accompagnement du changement
- Règlementation dans son champ de compétence,
- Gestion administrative, économique et financière
Savoir-être
- Sens des responsabilités
- Qualité relationnelle
- Leadership
- Disponibilité
- Capacité d'adaptation
- Capacité à se remettre en question
Aptitudes à
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné.
- Argumenter, et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de comptence.
- Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence.
- Concevoir et bâtir un plan emploi / ressources humaines.
- Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence.
- Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités, des contraintes et variations externes / internes.
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer la performance.
- Conduire et animer le dialogue social au sein du pôle en lien avec la gouvernance du pôle.