Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, le service "soutien" est chargé d'apporter une aide administrative et organisationnelle aux responsables de la direction et aux collaborateurs du Cabinet du Maire-Président. Il contribue à faciliter la circulation de l'information au sein de la direction et plus globalement au sein des services de la Métropole Nice Côte d'Azur et de la Ville de Nice.

Vous serez en charge de l'organisation et de la réalisation des tâches de secrétariat, de l'accueil et de la prise d'appels téléphoniques, de la réception, du traitement et et de la diffusion d'informations, ainsi que de la constitution et le suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales seront :

* La dactylographie et la mise en forme de documents :
- Vous assurerez la saisie et la rédaction de notes et courriers, mettrez en page des documents, et transmettre pour validation et suivi du circuit de signature ;
- Vous rédigerez des projets de réponses aux courriers reçus ;
- Vous établirez des tableaux de bord et de suivi ;
- Vous participerez aux réunions nécessitant la présence du secrétariat pour prise de notes et rédaction de comptes-rendus.

* La tenue de l'agenda de votre supérieure hiérarchique :
- Vous tiendrez à jour l'agenda électronique de votre supérieur ;
- Vous organiserez des réunions de travail et des rendez-vous ;
- Vous préparerez et centraliserez les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous ;
- Vous gérerez les déplacements et les réservations (véhicules, chauffeurs, etc...) ;
- Vous apprécierez et gérerez les urgences et organiserez les priorités.

* L'accueil direct et téléphonique :
- Vous accueillerez, filtrerez et orienterez les communications et les personnes ;
- Vous prendrez des messages et délivrerez des renseignements sur l'état d'avancement des dossiers ;
- Vous constituerez et mettrez à jour les contactes téléphoniques.

* La constitution de dossiers et le classement :
- Vous collecterez les informations transversales nécessaire à la constitution d'un dossier ;
- Vous veillerez à l'harmonisation des dossiers ;
- Vous gérerez les retours d'information concernant les dossiers ;
- Vous suivrez les dossiers et les e-courriers.

Profils recherchés

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau CAP/BEP ou BAC/BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience similaire souhaitée, idéalement au sein d'une administration publique.

Compétences :
- Vous connaissez le fonctionnement et les compétences de la collectivité ;
- Vous maîtrisez les procédures administratives associées ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(euse) ;
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous possédez un bon sens relationnel ;
- Vous êtes disponible et réactif(ive) ;
- Vous savez respecter la confidentialité des informations traitées.