Assistant de gestion administrative (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez la Mission Climat, rattachée à la Direction de la Transition écologique et de l’Environnement. Sa mission est d’assurer une gestion intégrée et coordonnée de la transition écologique au sein de la Ville, de la Métropole et du CCAS, en intégrant cette transition dans les actions quotidiennes des agents, en accompagnant les projets écologiques, en soutenant stratégiquement les directions et en communiquant avec l’ensemble des acteurs du territoire. Chaque jour, vous contribuerez à faire avancer la transition écologique sur le territoire, en participant à des projets concrets et en favorisant l’implication de tous.

Missions / conditions d'exercice

- Vous créerez et mettrez à jour des documents pour les dossiers du Plan Climat, labellisations, bilan carbone, Haut Conseil Local pour le Climat et la Biodiversité et tous projets du service, en respectant les formats Word/Excel, en réalisant publipostages, veille documentaire, mises à jour des tableaux de contacts et recherches d’articles ;
- Vous participerez aux réunions et coordonnerez avec les services et acteurs externes, en organisant la logistique, l’accueil et la planification des réunions, et vous assurerez la mise à jour du listing des Ambassadeurs Climat ;
- Vous assurerez l’accueil téléphonique, filtrerez les appels et transmettez les informations, gérerez le courrier et les parapheurs via ELISE, et suivrez les circuits de signature ;
- Vous organiserez l’agenda de l’équipe et du directeur, prendrez les rendez-vous, préparerez les dossiers, réserverez les salles et planifierez les réunions en présentiel ou visioconférence. Vous participerez à la gestion logistique et administrative du service (mobilier, informatique, fournitures, suivi RH, tickets restaurant, vélo de service) et réaliserez toutes missions ponctuelles confiées par la responsable ou le directeur en cas d’absence.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac Pro à Bac+2 de secrétariat ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils informatiques ;
- Vous connaissez et appliquez les conventions de présentation de documents et la charte graphique, avec une orthographe irréprochable et de bonnes capacités rédactionnelles ;
- Vous connaissez la fonction publique territoriale, l’organisation de la Métropole et ses procédures internes ;
- Vous faites preuve d’organisation, de rigueur, de réactivité et d’adaptabilité ;
- Vous êtes discret(e), disponible et possédez un bon sens relationnel ;
- Vous contribuez à la gestion administrative, logistique et apportez votre soutien à la direction de l’Environnement.

Et c'est un vrai plus si : Vous justifiez idéalement d’une expérience en secrétariat de direction et/ou au sein d’une collectivité locale.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.