Responsable du groupe accueil-instruction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction des Relations avec les Familles et les usagers & Guichet unique Nice Facile (GNF), le GNF a pour mission principale de proposer une offre multiservices et une centralisation des informations relatives à la petite enfance, à l'éducation, aux sports et loisirs, ainsi qu'une orientation vers les services en charge du social et du handicap. Il participe à la dématérialisation des démarches pour simplifier le parcours des familles en matière d'inscription et de paiement et assure l'accueil physique et téléphonique des usagers tout en les accompagnant dans les démarches numériques. Enfin, il participe à l'encaissement des prestations de crèches, cantine, garderies et accueils de loisirs, ainsi qu'au remboursement des prestations le cas échéant.

Vous serez en charge de l'encadrement et de la gestion fonctionnelle du groupe accueil-instruction, de l'élaboration et de la mise en oeuvre des procédures d'accueil, d'information, d'inscription et d'orientation des usagers, de l'accompagnement des agents pour améliorer la qualité de l'accueil physique et téléphonique, la saisie informatique et le suivi des demandes d'inscriptions ou encore l'inclusion numérique, la tenue de tableaux de bords, ainsi que la participation aux projets de modernisation informatique et organisationnelle.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales seront :
* L'encadrement et le management de groupe :
- Vous veillerez à un climat de bien-être au travail ;
- Vous élaborerez le planning des équipes pour répartir les missions entre les différentes activités ;
- Vous garantirez la continuité du service et gérerez les pics d'activité ;
- Vous développerez la polyvalence et l'autonomie des agents ;
- Vous impulserez une dynamique de travail en transversalité, mobiliserez et fédèrerez les équipes ;
- Vous gérerez et validerez les plannings des congés ;
- Vous réaliserez les évaluations annuelles ;
- Vous anticiperez et régulerez les situations difficiles ou conflictuelles.

* L'encadrement technique et la coordination administrative :
- Vous organiserez et animerez des réunions de service ;
- Vous mettrez en place et optimiserez les procédures de travail ;
- Vous apporterez un soutien technique et méthodologique par la mise à disposition de procédures adaptées ;
- Vous répartirez et planifierez les tâches en fonction des délais ;
- Vous accompagnerez les agents placés sous votre autorité en cas de difficulté rencontrée ;
- Vous garantirez le respect du calendrier de fonctionnement du service ;
- Vous diagnostiquerez les dysfonctionnements, définirez et mettrez en place des actions correctives ;
- Vous coordonnerez les actions avec les directions partenaires.

* L'organisation, la gestion et l'animation de la relation aux usagers :
- Vous garantirez un accueil de qualité des usagers ;
- Vous veillerez à la qualité des informations délivrées ;
- Vous accompagnerez les agents dans la gestion des situations agressives ;
- Vous identifierez les besoins d'informations des usagers dans le cadre des démarches dématérialisées et, à ce titre, assurerez la gestion du "smart guichet".

* Le pilotage et le contrôle de l'activité du groupe :
- Vous concevrez des outils d'organisation, de suivi et de contrôle de l'activité ;
- Vous mesurerez l'activité et suivrez l'évolution des résultats ;
- Vous proposerez des solutions ou des adaptations, rechercherez l'amélioration continue du service ;
- Vous informerez votre hiérarchie des résultats et solliciterez les arbitrages nécessaires.

* Le développement de groupe et/ou de service :
- Vous participerez aux projets d'évolution et aux comités de pilotage ;
- Vous participerez à la réflexion sur le développement de nouveaux services ;
- Vous serez force de proposition concernant l'amélioration et la simplification du "parcours usager".

Profils recherchés

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité et l'organisation du Guichet unique Nice Facile ;
- Vous connaissez les techniques d'accueil du public ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique, et rigoureux ;
- Vous possédez une aisance relationnelle ;
- Vous possédez des bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous savez animer une équipe.